5 ขั้นตอนง่ายๆ ป้องกันไฟล์ก่อนแบ่งปัน
ในการทำงานกับข้อมูลที่มีความสำคัญ และต้องใช้งานร่วมกัน มักจะเกิดปัญหาของข้อมูลหลังจากมีการ แชร์ไฟล์ เพื่อให้ง่ายต่อการทำงาน และเป็นการป้องกันความผิดพลาดของข้อมูล ในคลิปนี้ จะมาแนะนำ 5 ขั้นตอน เพื่อป้องกันข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน โดยมีวิธีการดังนี้
Step 1. เป็นการป้องกันการพิมพ์ข้อมูลผิดชนิด เช่น คอลัมน์ Qty ต้องพิมพ์ข้อมูลที่เป็นตัวเลขเท่านั้น ถ้าป้อนผิดเป็นข้อมูลชนิดตัวอักษร โปรแกรมจะไม่สามารถนำไปคำนวนต่อได้ เรามีวิธีป้องกันโดยใช้คำสั่ง Data Validation ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล โดยมีเงื่อนไขตามที่ต้องการ เช่น ป้องการกันพิมพ์ข้อมูลผิดชนิด ทำการเลือกคลุมช่วงของข้อมูลที่ต้องการป้องกัน คลิกแท็บ Data เลือกคำสั่ง Data Validation คลิก ที่แท็บ Setting กำหนด Allow เป็น Whole number ที่ช่อง Data เลือกเป็น Between ช่อง Minimum พิมพ์ 0 ช่อง Maximum พิมพ์ 100 สามารถปรับจำนวนตัวเลขได้ตามต้องการ เมื่อกำหนดค่าเรียบร้อยแล้วคลิกที่ปุ่ม OK
Step 2. การป้องกัน การพิมพ์รหัสสินค้าผิด ในที่นี้ เราสามารถกำหนดเป็นตัวเลือกรายการหรือที่เรียกว่า Drop down list เป็นฟังน์ชั่นที่ช่วยจัดรูปแบบการทำงาน ตามที่กำหนดไว้ เช่น รหัสสินค้า ขั้นแรกทำการตั้งชื่อ ให้กับช่วงข้อมูล ที่ต้องการนำมาใช้เป็นตัวเลือก โดยคลุมช่วงที่ต้องการ และคลิกที่ริบบอนFormulas เลือกคำสั่ง Define Name ช่อง Name ทำการตั้งชื่อ เช่น Data เรียบร้อยแล้วคลิกปุ่ม OK เมื่อได้ชื่อช่วงของข้อมูลแล้ว ให้ทำการเลือกคลุมช่วงเซลที่ต้องการป้องกัน คลิกริบบอน Data เลือกคำสั่ง Data Validation คลิกที่แท็บ Setting ที่ Allow เลือกเป็นแบบ List ที่ช่อง Source พิมพ์ =Data เรียบร้อยแล้ว คลิกปุ่ม OK
Step 3. ทำการกำหนดบริเวณที่อนุญาตให้ผู้อื่นพิมพ์ข้อมูลได้ เช่น ข้อมูลต่าง ๆ Item หรือ Qty ส่วนข้อมูลอื่น ๆ ที่ไม่ต้องการให้ผู้ใช้งานคนอื่น ๆ แก้ไขโดยใช้คำสั่ง Allow Users to Edit Ranges กำหนดบริเวณที่อนุญาตให้ใช้งาน หรือแก้ไขได้คลิกริบบอน Review เลือกคำสั่ง Allow Users to Edit Ranges คลิกปุ่ม New ที่ช่อง Title ทำการตั้งชื่อ ที่ช่อง Refers to cells จะปรากฏช่วงเซลที่อนุญาตให้ใช้งานได้ ซึ่งเกิดจากการลากคลุมก่อนหน้า ส่วนรหัสผ่านจะใส่หรือไม่ใส่ก็ได้ เรียบร้อยแล้วคลิกปุ่ม OK
Step 4. ทำการป้องกันแผ่นงานเพื่อให้ข้อมูลที่เหลือทั้งหมดไม่สามารถแก้ได้ Protect Worksheet ป้องกันแผ่นงานเพื่อให้ข้อมูลที่เหลือไม่สามารถแก้ไขได้คลิก ริบบอน Review เลือกคำสั่ง Protect Sheet เลือกคำสั่ง Password to unprotect sheet กำหนดรหัสผ่าน ในกรณีที่ต้องการเข้าแก้ไข ในส่วน Allow all users of this worksheet to ถ้าหน้าคำสั่งใดมีเครื่องหมายถูกนำหน้า หมายถึง การอนุญาตให้ผู้ใช้งานคนอื่นสามารถทำสิ่งนั้นได้ เมื่อตั้งค่าเรียบร้อย คลิกที่ปุ่ม OK พิมพ์ยืนยันรหัสผ่านอีกครั้ง คลิกปุ่ม OK
Step 5. ทำการ Share workbook เพื่ออนุญาตให้ผู้อื่น สามารถแก้ไขไฟล์ได้พร้อม ๆ กัน คลิก ริบอน Review เลือกคำสั่ง Share Workbook คลิก แท็บ Editing ทำเครื่องหมายถูก Allow changes by more than one เรียบร้อยแล้วคลิกปุ่ม OK
เป็นอย่างไรบ้างครับกับ 5 ขั้นตอนที่จะช่วยป้องกันเอกสารก่อนที่จะแบ่งปันให้บุคคลอื่น เอกสารที่มีความสำคัญควรที่จะป้องกันก่อนเสมอนะครับ แล้วพบกันใหม่ใน tip ดีๆ ครั้งหน้า สวัสดีครับ