แนวคิดแบบ Agile ในงาน Project Management
Agile (อไจล์) Methodology คืออะไร
อไจล์ หรือ แอไจล์ มาจาก Agile Manifesto แต่เดิมแนวคิดแบบอไจล์นั้นเกิดขึ้นโดยกลุ่มนักพัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อนำมาใช้แก้ปัญหาในการพัฒนาซอฟต์แวร์ ซึ่งเคยมีการใช้วิธีการแบบ Waterfall มาแล้วแต่ไม่ประสบความสำเร็จตามที่คาดหวัง จากนั้นจึงพัฒนามาเป็นแนวคิดในการจัดการงานให้รวดเร็วขึ้น โดยลดขั้นตอนด้านงานเอกสารลง มุ่งเน้นการประสานงานกันในทีมมากขึ้นเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น
ประโยชน์ของการนำ Agile (อไจล์) มาใช้กับการบริหารจัดการ
- ช่วยทำให้โฟกัสความต้องการของลูกค้าได้มากขึ้น
- ช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นให้กับทีมได้มากขึ้น ง่ายต่อการที่จะปรับเปลี่ยนแผนงาน
- ช่วยควบคุมโปรเจคให้เป็นไปตามเป้าหมาย
- ช่วยให้ตรวจสอบข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้เร็วขึ้น
- ช่วยเพิ่มความถี่ในการให้ Feedback ในการทำงานร่วมกันระหว่างทีม
- ช่วยปรับปรุงพัฒนากระบวนการทำงานให้ดียิ่งขึ้น
กรอบแนวคิดแบบอไจล์ (Agile Framework) ที่นิยมใช้
1.Kanban
เป็นอไจล์ที่มาจากภาษาญี่ปุ่นว่า “คัมบัง” ซึ่งมีความหมายว่า “ป้ายแสดง” เป็นบอร์ดเคลียร์งานที่หลายคนอาจจะคุ้นหน้าคุ้นตากันมาแล้ว ได้รับการคิดค้นโดยบริษัท TOYOTA เพื่อจุดประสงค์ในการมองเห็นภาพรวมของงานทั้งหมด และสามารถส่งต่องานกันได้สะดวก เพื่อสร้างงานให้สำเร็จทันเวลา หัวใจสำคัญของการสร้าง Kanban Board คือการแบ่งการทำงานออกเป็นส่วน ๆ โดยใช้การ์ดหรือกระดาษโน้ตเขียนงานไว้แล้วแปะลงตามขั้นตอนที่แบ่งไว้ เช่น แบ่งส่วนงานออกเป็น 3 ส่วน ได้แก่ งานรอทำ (Pending) งานที่กำลังทำอยู่ (In progress) งานที่ทำเสร็จแล้ว (Completed) การเขียนงานลงบนบอร์ดเช่นนี้ จะทำให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องมองเห็นภาพรวม และความคืบหน้าของงาน
2.Scrum
Scrum เป็นหนึ่งในอไจล์ที่เป็นที่นิยมมาก โดยแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็น “Sprint” ย่อย ๆ และค่อยไปวางแผนจัดการ Sprint ย่อยเหล่านั้น โดยกรอบการทำงานแบบ Scrum นี้จะเป็นการที่ทุกคนเข้ามาช่วยกันทำงานโดยไม่แบ่งฝ่ายว่าใครอยู่ระดับไหน แต่จะใช้วิธีแบ่งหน้าที่รับผิดชอบงานออกเป็น 3 ตำแหน่ง Project Owner, Scrum Master, และ Developer
- Project Owner มีหน้าที่คอยประเมินการทำงาน จัดลำดับความสำคัญในแต่ละขั้นตอน รวมทั้งคอยแบ่งงานต่าง ๆ ให้กับคนในทีม
- Scrum Master มีหน้าที่คอยประเมินปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการทำงาน คอยแก้ปัญหาต่าง ๆ เพื่อให้การทำงานราบรื่น
- Developer คือ คนในทีมที่มีมีความสามารถแตกต่างกันออกไปในแต่ละส่วน เข้ามาช่วยกันดำเนินงานให้สำเร็จ
3.Lean
หากแปลความหมายคำว่า Lean ตรง ๆ จะหมายถึง ความผอม เพรียว บาง ซึ่งเป็นคำคุ้นหูที่มักได้ยินบ่อย ๆ ในวงการการออกกำลังกาย และการกินอาหารเพื่อสุขภาพ แต่จริง ๆ แล้วคำนี้ถูกนำมาใช้ในงานบริหารจัดการเช่นกัน เรียกว่า "แนวคิดแบบ Lean" มีหัวใจหลักคือ ลดกระบวนการทำงานที่ไม่สร้างมูลค่าออกไปให้ได้มากที่สุด และกำหนดคุณค่าจากมุมมองของลูกค้าเป็นหลัก
Jeffrey Liker ได้นำเสนอเรื่อง "ความสูญเปล่า 8 ประการ" ที่โด่งดังเอาไว้ในหนังสือ The Toyota Way ประกอบด้วย
- Defect (งานที่ต้องแก้ไข) = งานที่ทำเสร็จแล้ว แต่ไม่ได้คุณภาพ ไม่ถูกต้อง จึงทำให้ต้องเสียเวลา เสียทรัพยากร เสียวัสดุ เสียแรงงานในการกลับมาแก้ไข
- Over production (การผลิตสินค้ามากเกินความต้องการ) = การทำสิ่งที่มากกว่าความต้องการไม่ใช่เรื่องที่ดีเสมอไป เพราะการมีสินค้าหรือบริการ มากเกินความต้องการของลูกค้า ก็ทำให้ต้องเปลืองเวลาในการขนย้าย ดูแล เปลืองสถานที่จัดเก็บ ซึ่งอาจนำไปทำประโยชน์อื่นได้มากกว่า
- Waiting (การรอคอย) = การรอคอยของลูกค้า โดยเฉพาะธุรกิจบริการ อาจก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่ดีนักตามมา เช่น การเสียเวลา และเสียความรู้สึกของลูกค้า ซึ่งจะส่งผลต่อธุรกิจ
- Non-utilized Talent (ความคิดสร้างสรรค์ของทีมงานที่ไม่ได้นำมาใช้ประโยชน์) = องค์กรที่ไม่รับฟังเสียงของทีมงาน หรือใช้คนไม่ถูกกับงาน ย่อมไม่เกิดผลที่ดี
- Transportation (การขนย้ายบ่อย ๆ) = ผลจากการผลิตสินค้าเกินความต้องการ จะส่งผลให้เสียเวลาในการขนย้ายสินค้า เสียทั้งเวลาและกำลังคน
- Inventory (สินค้าคงคลังมากเกินไป) = การมีสินค้าที่มากเกินไป ย่อมส่งผลให้เกิดภาวะทุนจม เติบโตได้ลำบาก หรือจะปรับเปลี่ยนได้ยาก เพราะต้องจัดการกับสินค้าที่ผลิตออกมาแล้วให้หมดไปให้ได้ก่อน
- Motion (การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น) = ไม่ว่าจะเป็นการเดิน เอื้อม ของชิ้นหนึ่งอยู่ตรงนั้น แต่อีกชิ้นหนึ่งอยู่ตรงนี้ เวลาจะนำมาใช้ร่วมกันต้องเสียเวลาในการหยิบมาไว้ด้วยกัน ซึ่งจะทำให้เสียเวลา และเสียแรงเปล่า ดังนั้นการจัดการสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมในการทำงานจึงเป็นอีกเรื่องที่องค์กรต้องใส่ใจ
- Excess Processing (ขั้นตอนซ้ำซ้อนไม่ถูกต้อง) = งานที่มีขั้นตอนซ้ำซ้อนมากมาย ไม่มีการปรับปรุง หรือเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะการยึดติดกับมาตรฐานเดิมที่เคยทำมาแบบนั้นจึงทำต่อไปเรื่อย ๆ ไม่มีการศึกษาพัฒนาหาวิธีที่ดีกว่า ก็อาจทำให้ต้องมีภาระงานมากขึ้น ทำงานมากเกินความจำเป็น
เมื่อนำอักษรตัวแรกจากทั้ง 8 ข้อมารวมกันจึงได้เป็นคำว่า “DOWNTIME” หมายถึง "การเสียเวลาเปล่า" ที่องค์กรควรขจัดออกไปเพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นนั่นเอง
รับรองความรู้ด้านการบริหารด้วย PMI Management Ready
PMI Project Management Ready เป็นใบรับรองทักษะขั้นพื้นฐานที่ออกแบบการทดสอบโดย PMI เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการ เริ่มต้นเป็นผู้บริหาร เพราะวัดทักษะด้านการบริหารจัดการที่ควรต้องรู้ ภายใต้ 4 หัวข้อหลัก ดังนี้
- พื้นฐานความรู้ด้านการจัดการโครงการ
- รู้จักคำศัพท์เฉพาะทางที่สำคัญ
- ระบุแนวคิดและคำศัพท์เฉพาะทางของการวางแผนการจัดการโครงการ
- ระบุบทบาทและความรับผิดชอบของโครงการ
- ระบุเครื่องมือและระบบที่ใช้สำหรับหรือเกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการ
- ระบุเครื่องมือและเทคนิคการแก้ปัญหาทั่วไป
- วิธีการตามแผนแบบดั้งเดิม (Traditional Plan-Based Methodologies)
- ตระหนักว่าแนวทางตามแผนแบบเดิมมีความเหมาะสมเมื่อใด
- ระบุคุณลักษณะของกำหนดการแผนการจัดการโครงการ
- ระบุคุณลักษณะของการดำเนินการและควบคุมโครงการตามแผนแบบดั้งเดิม
- ระเบียบวิธีแบบ Agile
- ตระหนักว่าเมื่อใดที่เหมาะสมในการจัดการโครงการที่คล่องตัว (agile project)
- ระบุคุณลักษณะของการทำซ้ำแผนของโครงการ
- ระบุบทบาทและความรับผิดชอบที่คล่องตัว (agile)
- ระบุคุณลักษณะของเอกสารการควบคุมโครงการของโครงการที่คล่องตัว (agile)
- ระบุองค์ประกอบของแผนคล่องตัว (agile)
- อธิบายขั้นตอนการจัดการงาน เช่น Decomposition, Prioritize
- กรอบการวิเคราะห์ธุรกิจ
- ระบุบทบาทและความรับผิดชอบในการวิเคราะห์ธุรกิจ
- ระบุคุณลักษณะของการสื่อสารผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- ระบุคุณลักษณะที่เกี่ยวข้องกับข้อกำหนดการรวบรวม
- ระบุคุณลักษณะแผนงานผลิตภัณฑ์
- ระบุส่วนประกอบของการส่งมอบผลิตภัณฑ์
ลงทะเบียนสอบ PMI Management Ready
สนใจสอบ Certificate เพื่อเป็นใบเบิกทางในการเริ่มงาน หรือฝ่ายพัฒนาบุคลากรที่ต้องการจัดสอบและอบรม สามารถรับคำปรึกษาได้ทุกช่องทางการติดต่อของ บริษัท เออาร์ไอที จำกัด หรือโทร 02-610-3097 , 02-610-3099